Поглотители времени-хронофаги

Поглотители времени — хронофаги

Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать.  Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».

Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Теперь вы понимаете, как важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять. В этой статье поговорим о том, как узнать хронофаг в лицо и дать ему достойный ответ. Тем самым избавимся от лишних трат времени и приблизимся к поставленным целям.

Откуда берутся поглотители времени — хронофаги

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо — потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы сами можем устранить. Итак, какие они – хронофаги?

Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. К сожалению, культура обращения со временем в нашем обществе еще не сформирована.

Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени

Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.

Индивидуальные хронофаги

Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10-15 минут и получаете наглядную картину временных затрат. Рекомендуем использовать мобильный хронометраж, этот способ очень удобен и информативен.

Поглотители времени в современном мире

Большинство из нас встречаются с хронофагами ежедневно. Ниже – основные поглотители времени, которые наносят наибольший ущерб современному человеку.

1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон. О технике такого сна поговорим в одной из следующих статей.

2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы. Ну и конечно, я надеюсь, что в списке ваших любимых передач нет Дома-2 и ему подобных хронофагов-монстров.

3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.

4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.

5. Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.

6. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно.

7. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.

8. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. В одной из статей рассмотрим варианты перерывов и посмотрим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.

9. Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.

10. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.

И еще один список поглотителей времени, связанных с ошибками в организации и планировании:

1. Отсутствие цели, нечеткая постановка цели, не та цель.

2. Неправильно расставленные приоритеты.

3. Привычка браться за все дела одновременно

4. Стремление сделать слишком много за один раз. Не рассчитаете силы, будет ниже эффективность работы.

5. Отсутствие плана достижения цели.

6. Отсутствие плана на день, распорядка дня.

7. Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол.

8. Неразбериха в документах, неправильное хранение информации.

9. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Научитесь делегировать полномочия и дела.

10. Информационные «дыры». Собирайте информацию по важному делу заранее и с избытком.

11. Отсутствие самодисциплины.

12. Неумение довести дело до конца, потеря интереса.

13. Неэффективные совещания.

14. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.

15. Привычка откладывать «на потом».

16. Желание знать все детали, прежде чем действовать.

17. Спешка, нетерпение.

18. Отсутствие контроля за тем, что было делегировано.

19. Слишком частые поездки.

20. Личные встречи по вопросам, которые можно решить по телефону.

Таким образом, часть хронофагов нуждаются в полном уничтожении, а часть — в правильном использовании.

С какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними?

Важные дела или поглотители времени – кто кого?

У каждого человека на земле в наличии ровно 24 часа в сутках. Тогда почему одни материально обеспеченны, имеют любящую семью, крепкое здоровье и реализуют свой потенциал в полной мере. А другие едва сводят концы с концами, одиноки, постоянно болеют и проводят жизнь в полном отчаянии. Причин много, но среди них есть одна ярко выделяемая – растрачивание своей жизни на пустяки. С одной стороны наши желанные цели, а с другой мелкие, рутинные, ничего не значащие занятия.

Для начала вычтем 8 часов, каждодневно выделяемых на, безусловно, приятный и нужный сон.

24 – 8 = 16 часов

Итак, у каждого из нас в сутках остается приблизительно 16 часов. Еще около 8 часов на работу. 1-2 часа на дорогу. Приготовление еды и употребление около 1-2 часов. А еще нужно уделить время семье, детям, друзьям, коллегам, хобби, здоровью и многому другому. А если еще добавить «поглотители времени» такие как: пустая болтовня, звонки, отвлекающие коллеги, надоедливые приятели с своими просьбами, не пунктуальность, очереди, пробки, поломка техники, личная неорганизованность, откладывание и многое другое.

 

Приоритетные дела Завершить отчет Сдать экзамен Поправить здоровье Съездить отдохнуть с семьей Поиграть в футбол с друзьями Помочь сыну с успеваемостью И многое другое

Поглотители времени Неправильные цели Отсутствие плана и приоритетности Откладывание Прерывания Неэффективное общение Борьба со следствием проблемы, вместо причины Телевизор, видео, интернет И многое другое

Все перечисленные поглотители времени (хронофаги) так или иначе, присутствуют в жизни каждого человека. Таким образом, мы сами воруем у себя яркие и незабываемые моменты жизни, обменивая их на пустые, рутинные дела.

Все что мы можем сделать – это как можно сильнее уменьшить их присутствие в нашей жизни.

Так как у каждого человека свой уникальный распорядок дня, придумана простая методика выявления поглотителей. Имя ей – хронометраж или дневник времени. Это простая фиксация времени начала и завершения дел на протяжении всего дня.

Ниже представлены наиболее распространенные поглотители времени.

Неправильно выбранные цели

Если вы с самого начала выбрали неправильную цель – тогда после нескольких недель или месяцев вы обнаружите, что потратили напрасно время и силы.

Целеполагание – это самый первый и важный шаг, к которому нужно относится со всей серьезностью. Задайте себе вопрос и дайте ответ: «Как то, что я делаю сейчас влияет на достижение моей главной цели?», «Чего я пытаюсь добиться именно сейчас, в эту минуту?»

Конечно, это упрощенный вариант вопросов, которые нужно задавать себе, пытаясь понять ваши главные жизненные цели, и цели на ближайший год. Но они хотя бы дадут возможность понять, для чего вы делаете то или иное дело в конкретный момент. Эти вопросы также можно применить и к данной ситуации.

- «Как чтение данной статьи влияет на достижение моей главной цели на этом месяц или год?» Ответ: «Это позволит понять мои поглотители времени (хронофаги), и тем самым удвоить свою продуктивность».

- «Чего я пытаюсь добиться именно в эту минуту, читая данную статью?» «Просто прочитав эту статью, я никоим образом не изменю ситуацию. Поэтому я вложу 20 минут своего времени и прямо сейчас определю свой главный поглотитель времени (хронофаг) и избавлюсь от него навсегда».

Отсутствие плана действий и их приоритетности

План действий – это простой список дел, выполнив которые  вы достигните цели. Приоритетные дела – это дела, дающие 80% результата при 20% усилий. Выбрав приоритетные дела, вы можете получить результат в 4 раза быстрее.

Простой пример – список покупок. Ваша цель купить продукты на следующую неделю. Вы составляете список продуктов и определяете, какие продукты для вас являются самыми важными, и помечаете их буквой «А». Остальные помечаете буквой «Б». Те которые помечены буквой А вы покупаете в первую очередь, те, которые «Б» – во вторую. В случае если вам не хватит денег на покупку всех продуктов, вам можно не беспокоится, так как главные продукты вы уже купили.

Так как деньги и время являются ресурсами ограниченными и измеримыми, принципы, используемые к деньгам, с успехом применяются и ко времени.

Этот принцип называется А,Б,В,Г,Д.
Составляете простой список дел на день. А потом помечаете нужной буквой каждый пункт списка.
А – это очень важные дела, влекущие самые большие последствия. Они должны быть завершены как можно скорее. Дела категории «А» – это прямой путь к вашим желаниям.
Б – это также важные дела, то не так важны как «А».
В – это такая задача, которую хорошо бы выполнить, но никак не влияющая на результат. Кофе, общение, телевизор и другое. Как раз дела категории «В» являются поглотителями времени.
Г – это дела, которые можно перепоручить, тому в ком вы уверенны. Нужно перепоручать все что только возможно, чтобы освободить больше времени для дел категории «А».
Д – это малозначащие дела, которые просто надо вычеркнуть и тем самым освободить дополнительное время.

Если вы сегодня действуете без списка приоритетных дел, знайте что вы прикладываете минимум  в 4 раза больше, усилий чем того требовалось от вас. Может стоит остановится и задать себе вопрос: «К какой категории относится дело выполняемое мной сейчас?» Если оно не относится к «А» или «Б» – перестаньте его делать.

Борьба со следствием проблемы, вместо причины

Часто поглотителем времени (хронофагом) может служить постоянно возникающая проблема. И каждый день мы тратим на устранение следствий этой проблемы слишком много усилий и времени. Но стоит один раз разобраться, в чем причина проблемы и устранить, как мы освобождаем себя от постоянных забот.

Пример. Следствие – лишний вес, а следовательно потраченное время на тренировки и диеты. Причина – поздний плотный ужин, высококалорийные продукты.  Заменяем плотный ужин, на плотный завтрак или обед, а высококалорийные продукты на среднекалорийные. Затрачиваемое время то же, а результат есть. Это выглядит очевидным, но почему то не очевидным для миллионов людей.

Напишите на листке бумаги 3 проблемы, устранив причины которых вы измените следствие.

Прерывания и отсутствие полной концентрации до результата

Этот поглотитель времени встречается сплошь и рядом, куда не посмотри. Сколько раз мы пытались делать дело и не доводили его до конца. Но что еще хуже возвращались к этому делу и опять бросали не закончив. А потом опять и опять. Это просто ужасный пожиратель времени. Ведь вы делаете дело для того чтобы получить какой то результат. А в этом мире ценятся только результаты. И неважно, сколько времени и попыток на это потребовалось.

Соблюдайте простое правило, и оно позволит, сэкономить 80% времени.

Решите, какого результата вам нужно достичь. Полностью сконцентрируйтесь на этом деле и выполняйте работу до полного завершения. Не отвлекаясь и не прерывая работу.

Чем чаще вы будете отвлекаться, тем больше времени потребуется на выполнение работы. Зачем платить больше.

Будьте готовы к постоянным отвлекающим факторам: телефон, коллеги, семья, дети, нежданные посетители, бардак на рабочем месте, неэффективное хранение документов и множество других. Записывайте все отвлекающие факторы, чтобы их исключить.

Дорога

Время, затрачиваемое нами на дорогу, может составлять несколько часов в день. Подумайте как вы можете уменьшить это время, выбрав другой маршрут, или выполняя несколько дел попутно. Во время поездки в общественном транспорте, автомобиле или при пешей прогулки можно с эффективностью использовать для следующих дел:

Обдумывать конкретный список вопросов;
Решать вопросы по телефону
Учится, прослушивая аудиокниги

Общение и встречи

Мы каждый день общаемся с членами семьи, друзьями, коллегами, начальником. Такое общение может доходить и до нескольких часов в день.

Возьмите себе за правило – перед любой беседой ставить конкретную для себя цель. Что-либо узнать, донести, убедить, попросить, поблагодарить, понять.

Ведите разговор, следуя своей цели в общении, а не вестись на цели окружающих.

Обязательно устанавливайте для себя временные рамки общения или встречи.

Будьте пунктуальны. Никто не любит ждать, но почему то все часто опаздывают.

Если вы не уважаете, время другого человека, значит, вы не уважаете самого человека.

Поймите, чего хочет другой человек – это ускорит решение вопроса. Иногда в несколько раз.

Определив поглотителей времени, вы сможете увеличить продуктивность в несколько раз, больше успевать и начать жить полной жизнью